Datenschutzerklärung

Stand: 31.10.2026

In dieser Erklärung beschreiben wir, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie Oktavi nutzen, warum wir das tun und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

Musikhaus André e.K.

Frankfurter Straße 28

63065 Offenbach am Main

E-Mail: support@oktavi.de

Telefon: 069 / 88 13 33

2. Überblick

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihr Kundenkonto zu führen, Mietverträge abzuschließen und abzuwickeln, Zahlungen einzuziehen und Rechnungen zu erstellen.
Sie melden sich ohne Passwort mit einem einmaligen Code an, den wir Ihnen per E-Mail schicken.
Zahlungen per Karte wickelt Stripe ab. Ihre vollständigen Kartendaten erhalten wir nicht.
Google-Dienste und unsere Besucherstatistik laden wir nur, wenn Sie in den Datenschutzeinstellungen zustimmen.
Wir verkaufen Ihre Daten nicht und treffen keine automatisierten Entscheidungen über Sie. Jede Bestellung prüft ein Mensch.
Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen, können Sie widersprechen (Abschnitt 17).

3. Besuch der Website

Wenn Sie unsere Website aufrufen, verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Ohne diese Daten können wir Ihnen die Website nicht ausliefern und nicht vor Angriffen schützen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Fehler- und Betriebsprotokolle der Anwendung enthalten keine Inhalte Ihrer Anfragen. Sie werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

4. Kundenkonto und Anmeldung

Für eine Bestellung brauchen Sie ein Kundenkonto. Wir verarbeiten:

E-Mail-Adresse
Vor- und Nachname, Telefonnummer, Geburtsdatum
Liefer- und Rechnungsadressen
Zeitpunkt der Kontoerstellung und der letzten Anmeldung

Zur Anmeldung senden wir Ihnen einen einmaligen Code per E-Mail. Den Code speichern wir nicht im Klartext, sondern nur als Hash, zusammen mit IP-Adresse und Browserkennung der Anfrage, um Missbrauch zu begrenzen. Codes sind zehn Minuten gültig. Danach bewahren wir sie noch etwa 24 Stunden auf, damit wir die Zahl der Anmeldecodes pro E-Mail-Adresse und Tag begrenzen können, und löschen sie spätestens 25 Stunden nach ihrem Ablauf.

Nach der Anmeldung setzen wir das Cookie oktavi_session. Es enthält nur eine zufällige Kennung. Zu jeder Sitzung speichern wir IP-Adresse, Browserkennung und Zeitpunkte. Eine Sitzung läuft nach 12 Stunden ab und wird danach gelöscht.

Freiwillig können Sie in Ihrem Kundenkonto unter „Sicherheit“ eine Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App einrichten. Dann fragen wir nach dem E-Mail-Code zusätzlich einen Code aus der App ab. Dafür speichern wir den gemeinsamen Schlüssel der App verschlüsselt, den Zeitpunkt der Einrichtung und der letzten Verwendung sowie zehn Wiederherstellungscodes, diese nur als Hash. Eine begonnene, aber nicht abgeschlossene Einrichtung löschen wir nach 24 Stunden. Schalten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung aus oder löschen Sie Ihr Konto, löschen wir diese Daten.

Das Geburtsdatum brauchen wir für eine Bestellung: Wenn Sie es in Ihrem Kundenkonto speichern und wenn Sie eine Bestellung abschicken, prüfen wir, dass Sie mindestens 18 Jahre alt sind und den Mietvertrag selbst schließen können.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags und vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Speicherung von IP-Adresse und Browserkennung bei der Anmeldung beruht auf unserem berechtigten Interesse, Ihr Konto zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Bestellung und Mietvertrag

Wenn Sie ein Instrument mieten, verarbeiten wir Ihre Kontodaten und zusätzlich:

die bestellten Instrumente, Größen, Preise, die gewählte Liefer- oder Abholoption und den Weg, auf dem Sie die Kaution zahlen
Termine für Lieferung, Abholung und Rückgabe
das übergebene Exemplar, das Datum der Übergabe sowie den Zustand bei Rückgabe, einschließlich festgestellter Schäden; nach einem Wechsel des Instruments auch die früheren Exemplare mit ihren Zeiträumen
Kündigungen und Rückgabeanträge
Anmerkungen, die Sie selbst eintragen, etwa beim Ablehnen eines Terminvorschlags oder beim Anmelden der Rückgabe
bei Versand oder Rücksendung per Paket die Sendungsnummer

Für eine Lieferung oder Rücksendung per Paket geben wir Ihren Namen und Ihre Lieferadresse an den Paketdienst weiter (Abschnitt 14).

Wenn Sie die Mietbedingungen, die Autorisierung künftiger Zahlungen und bei Zahlung per Lastschrift das SEPA-Mandat bestätigen, speichern wir als Nachweis, welche Fassung Sie akzeptiert haben, den Zeitpunkt, Ihre IP-Adresse und Ihre Browserkennung.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Mietvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Den Nachweis über die akzeptierten Bedingungen speichern wir aufgrund unseres berechtigten Interesses, den Vertragsschluss belegen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Mietbeginn vor Ablauf der Widerrufsfrist

Verlangen Sie, dass die Miete vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnt, speichern wir bei Ihrer Bestellung, wann und auf welchem Weg Sie das verlangt haben: über das Kästchen im Bestellvorgang oder per E-Mail. Bei einer E-Mail hält unser Team außerdem fest, wer das Verlangen erfasst hat, und kann einen kurzen Vermerk dazu eintragen, etwa den Betreff Ihrer E-Mail.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Mietvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse, Ihr Verlangen belegen zu können, falls Sie den Vertrag nach der Übergabe widerrufen und Wertersatz zu zahlen ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Widerruf

Erklären Sie in Ihrem Kundenkonto einen Widerruf über unsere Widerrufsfunktion („Vertrag hier widerrufen“), stornieren wir die Bestellung und speichern bei ihr den Zeitpunkt des Widerrufs. Haben Sie das Instrument schon erhalten, enden zugleich Ihre Mietverträge; den Wertersatz für die Zeit seit der Übergabe berechnen wir aus dem gespeicherten Übergabedatum. Weitere Angaben erheben wir dafür nicht. An die E-Mail-Adresse Ihres Kundenkontos senden wir die Eingangsbestätigung mit dem Wortlaut der Erklärung; unser Team erhält eine Benachrichtigung ohne Angaben zu Ihrer Person und erstattet bereits geleistete Zahlungen.

Rechtsgrundlage ist unsere gesetzliche Pflicht, den Widerruf entgegenzunehmen, seinen Eingang zu bestätigen und den Vertrag rückabzuwickeln (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Kündigung über „Verträge hier kündigen“

Kündigen Sie über die Schaltfläche „Verträge hier kündigen“, die ohne Anmeldung erreichbar ist, speichern wir Ihre Erklärung so, wie Sie sie mit „jetzt kündigen“ abgegeben haben: Art der Kündigung und gegebenenfalls den Grund, Ihren Namen, die E-Mail-Adresse Ihres Kundenkontos, die Bestellnummer, wenn Sie sie angeben, welchen Vertrag Sie kündigen, das gewünschte Vertragsende, die E-Mail-Adresse für die Bestätigung, den Wortlaut der Erklärung, den Zeitpunkt des Eingangs und eine technische Kennung der Anfrage. IP-Adresse und Browserkennung speichern wir dafür nicht. Passt die E-Mail-Adresse zu einem Kundenkonto, verknüpfen wir die Erklärung damit und schlagen unserem Team die betroffenen Mietverträge vor; geändert wird ein Vertrag erst, wenn unser Team die Kündigung einträgt. An die angegebene Adresse senden wir sofort eine Eingangsbestätigung mit dem Inhalt der Erklärung, Datum und Uhrzeit des Eingangs und dem Zeitpunkt, zu dem der Vertrag enden soll. Ist das nicht die Adresse Ihres Kundenkontos, erhält Ihr Kundenkonto eine Kopie, damit eine Kündigung durch Dritte nicht unbemerkt bleibt. Unser Team erhält eine Benachrichtigung ohne Angaben zu Ihrer Person.

Rechtsgrundlage ist unsere gesetzliche Pflicht, die Kündigung über die Schaltfläche entgegenzunehmen und ihren Eingang zu bestätigen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312k BGB), und die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

6. Zahlung

Karte über Stripe

Wenn Sie per Debit- oder Kreditkarte zahlen, geben Sie die Kartendaten direkt in ein Formular von Stripe ein, das auf unserer Seite eingebunden ist. Anbieter ist die Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland. Stripe verarbeitet die Kartendaten, um die Zahlungen auszuführen. Wir übermitteln Stripe Ihre E-Mail-Adresse und eine interne Kundennummer, mit denen Stripe einen Kundendatensatz für Sie anlegt, sowie zu jeder Zahlung den Betrag und unsere Kennung der Rechnung oder Bestellung. Wir erhalten von Stripe nur eine Kunden- und Zahlungsmittel-Kennung, Kartentyp, die letzten vier Ziffern, das Ablaufdatum und den Status jeder Zahlung.

Stripe verarbeitet Daten auch eigenverantwortlich, zum Beispiel zur Betrugsprävention und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Dabei kann Stripe Daten in die USA übermitteln. Stripe ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/de/privacy.

Das Stripe-Skript laden wir nur auf den Seiten, auf denen Sie eine Zahlung oder ein Zahlungsmittel eingeben. Es ist für die Zahlung technisch notwendig.

SEPA-Lastschrift

Wenn Sie per SEPA-Lastschrift zahlen, speichern wir den Namen der Kontoinhaberin oder des Kontoinhabers, die IBAN, die Mandatsreferenz und das Datum des Mandats. Die IBAN speichern wir verschlüsselt; im Kundenkonto zeigen wir nur eine gekürzte Fassung an. Für den Einzug übermitteln wir diese Daten mit dem Rechnungsbetrag an unsere Bank, die Frankfurter Volksbank.

Kaution

Zahlen Sie die Kaution per Überweisung, erhalten wir von unserer Bank Ihren Namen, Ihre IBAN und den Verwendungszweck. Bei Barzahlung halten wir die Zahlung im Kundenkonto fest.

Rechtsgrundlage für alle Zahlungsdaten ist die Durchführung des Mietvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Rechnungen und Aufbewahrung

Wir erstellen für jede Zahlung eine Rechnung als PDF und speichern sie. Rechnungen und Zahlungsbelege müssen wir nach Handels- und Steuerrecht acht Jahre aufbewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahrs, in dem sie entstanden sind. Rechtsgrundlage ist diese gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

8. E-Mails zu Ihrem Vertrag

Wir senden Ihnen E-Mails, die zur Abwicklung nötig sind: Anmeldecodes, die Eingangsbestätigung und die Annahme, Ablehnung oder Stornierung Ihrer Bestellung, Terminvorschläge für die Übergabe, Rechnungen, Hinweise auf fehlgeschlagene Kartenzahlungen und zurückgegebene Lastschriften (mit unseren Kontodaten für die Überweisung des offenen Betrags), die Eingangsbestätigung und die Bestätigung Ihrer Kündigung, unsere Kündigung bei Zahlungsrückstand und die Eingangsbestätigung eines Widerrufs. Der Annahme Ihrer Bestellung hängen wir Ihre Vertragsunterlagen als PDF an: die Mietbedingungen und die Autorisierung künftiger Zahlungen in der Fassung, die Sie akzeptiert haben, die Widerrufsbelehrung und bei Zahlung per Lastschrift Ihr SEPA-Mandat. Einzelne Nachrichten, etwa ein Retourenlabel, schicken wir Ihnen persönlich per E-Mail. Für den Versand nutzen wir Google Workspace der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google kann Daten dabei in die USA übermitteln; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

9. Kontakt per E-Mail, Telefon oder Brief

Schreiben Sie uns eine E-Mail, rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns einen Brief, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns dabei machen: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, den Inhalt Ihrer Nachricht und den Zeitpunkt. Bei einer E-Mail speichert unser E-Mail-Anbieter (Abschnitt 8) außerdem die technischen Angaben, die mit jeder E-Mail übertragen werden, etwa Absender, Empfänger und Zeitpunkt. Wir verwenden diese Angaben nur, um Ihr Anliegen zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung Ihres Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen, wenn Ihr Anliegen eine Bestellung oder einen Mietvertrag betrifft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sonst unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir löschen Ihre Nachricht, sobald Ihr Anliegen erledigt ist, spätestens zum Ende des Kalenderjahrs danach. Gehört sie zu einer Bestellung oder einem Mietvertrag, bewahren wir sie so lange auf wie die Daten zu diesem Vertrag (Abschnitt 15); müssen wir sie als Geschäftsbrief aufbewahren, sechs Jahre (§ 257 HGB). Für Anfragen zu Ihren Datenschutzrechten gilt Abschnitt 16.

10. Newsletter

Unseren Newsletter erhalten Sie nur, wenn Sie einwilligen. Melden Sie sich auf der Newsletter-Seite an, schicken wir Ihnen zuerst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-in). Erst wenn Sie darauf klicken, sind Sie angemeldet. Sind Sie angemeldet und abonnieren mit der Adresse Ihres Kundenkontos, ist keine Bestätigungs-E-Mail nötig, weil Sie diese Adresse schon bei der Anmeldung bestätigt haben.

Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse, die Fassung des Einwilligungstextes, den Sie gesehen haben, wo Sie sich angemeldet haben und die Zeitpunkte von Anmeldung, Bestätigung und Abmeldung. Eine IP-Adresse oder Browserkennung speichern wir dabei nicht. Der Bestätigungslink ist 48 Stunden gültig. Nicht bestätigte Anmeldungen, die älter als 30 Tage sind, löschen wir, sobald das nächste Mal jemand eine Newsletter-Anmeldung abschickt.

Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen, über den Link in jeder Ausgabe oder in Ihrem Kundenkonto unter „Persönliche Daten“. Nach der Abmeldung bewahren wir den Nachweis Ihrer Einwilligung und Ihrer Abmeldung auf, bis Sie die Löschung verlangen, damit wir belegen können, dass wir rechtmäßig gehandelt haben.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG). Den Nachweis bewahren wir aufgrund unseres berechtigten Interesses auf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Den Newsletter versenden wir über unseren E-Mail-Anbieter (Abschnitt 8).

11. Cookies und Speicher im Browser

Wir verwenden nur wenige Einträge im Browser. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Datenschutzeinstellungen“ im Fußbereich der Website ändern.

Technisch notwendig, ohne Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

oktavi_session (Cookie): hält Sie angemeldet; läuft nach 12 Stunden ab
oktavi_signed_in (Cookie): enthält nur den Wert true, damit die Website weiß, ob sie Ihr Konto laden muss; wird zusammen mit oktavi_session gesetzt und gelöscht
oktavi-cookie-consent (lokaler Speicher): speichert Ihre Auswahl in den Datenschutzeinstellungen; nach 12 Monaten fragen wir erneut
Stripe: auf den Zahlungsseiten, siehe Abschnitt 6

Nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO):

Funktional: oktavi-theme (lokaler Speicher) merkt sich, ob Sie die helle oder dunkle Ansicht gewählt haben
Externe Dienste: Google-Adressvorschläge und Google-Bewertungen, siehe Abschnitt 12
Statistik: Umami, siehe Abschnitt 13

Sie können eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

12. Google-Adressvorschläge und Google-Bewertungen

Mit Ihrer Einwilligung für „Externe Dienste“ binden wir zwei Dienste von Google ein: Vorschläge beim Eingeben einer Adresse (Google Places) und Bewertungen unseres Geschäfts auf der Startseite. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Dabei überträgt Ihr Browser Ihre IP-Adresse, Browserdaten und bei den Adressvorschlägen die eingegebenen Zeichen an Google. Google kann Daten in die USA übermitteln; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Ohne Einwilligung lädt die Website keine Google-Dienste; Sie geben Ihre Adresse dann einfach von Hand ein. Mehr dazu: policies.google.com/privacy.

13. Besucherstatistik mit Umami

Mit Ihrer Einwilligung für „Statistik“ erfassen wir mit Umami, wie unsere Website genutzt wird: aufgerufene Seiten, die verweisende Seite und einzelne Aktionen (angesehene Instrumente, Beginn und Abschluss des Bestellvorgangs mit der gewählten Zahlungsart, Rückkehr von der Zahlungsseite, Newsletter-Anmeldung). Zu jedem Besuch speichert Umami Gerätetyp, Betriebssystem, Browser, Bildschirmgröße, Sprache sowie Land, Region und Stadt, die aus Ihrer IP-Adresse abgeleitet werden. Außerdem misst Umami Ladezeiten der Seiten (Core Web Vitals). Umami betreiben wir selbst auf unseren eigenen Servern; die Daten gehen an keinen Dritten.

Umami setzt keine Cookies und speichert keine IP-Adresse. Ihre IP-Adresse verwendet Umami nur, um Ihren ungefähren Standort zu bestimmen und Ihre Besuche über einen nicht umkehrbaren Wert zusammenzufassen. Dieser Wert wechselt zu Beginn jedes Kalendermonats; innerhalb eines Monats können wir mehrere Besuche desselben Geräts daher als zusammengehörig erkennen, über den Monatswechsel hinaus nicht. Aus aufgerufenen Adressen entfernen wir alle Parameter außer Kampagnenkennungen (utm-Parameter) und ersetzen die Nummern Ihrer Bestellungen, Mietverträge und Rechnungen durch einen Platzhalter, sodass sich Seiten Ihres Kundenkontos nicht Ihnen zuordnen lassen. Die Statistikdaten löschen wir automatisch nach 12 Monaten.

14. Empfänger

Ihre Daten erhalten nur Stellen, die sie für die genannten Zwecke brauchen:

unser Hosting-Anbieter, die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, auf deren Servern in Nürnberg die Website und die Datenbank laufen
unser Anbieter für Datensicherungen, die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, auf deren Servern in Nürnberg die Sicherungen gespeichert werden; die Sicherungen sind verschlüsselt
die Paketdienste GLS, DHL und UPS für Lieferungen und Rücksendungen per Paket (Name und Anschrift)
Stripe für Kartenzahlungen (Abschnitt 6)
unsere Bank für SEPA-Lastschriften und Überweisungen (Abschnitt 6)
unser E-Mail-Anbieter (Abschnitt 8)
Google, nur mit Ihrer Einwilligung (Abschnitt 12)
unsere Steuerberatung, ZRK Steuerberater & Wirtschaftsprüfer, Backstraße 8, 63069 Offenbach am Main, für Buchhaltung und Jahresabschluss (Rechnungen und Zahlungen)
Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Mit Dienstleistern, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

15. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist:

Kontodaten: bis Sie Ihr Konto löschen
Daten zu Bestellungen und Mietverträgen, einschließlich Kündigungen, Rückgaben, Widerrufen, Verlangen auf vorzeitigen Mietbeginn und der Nachweise über die akzeptierten Bedingungen: bis zum Ende des dritten Kalenderjahrs nach dem Jahr, in dem der Vertrag geendet hat (regelmäßige Verjährungsfrist, §§ 195, 199 BGB), und nur, wenn keine Rechnung, Zahlung oder Kaution daraus mehr offen ist. Dann löschen wir die Nachweise über die akzeptierten Bedingungen, Terminvorschläge und Ihre Anmerkungen dazu und zur Rückgabe, Zeitpunkte von Widerruf und Verlangen auf vorzeitigen Mietbeginn, die Adressen der Bestellung und die Sendungsnummern von Versand und Rücksendung, die bei der Bestellung hinterlegte Zahlungsmethode samt Mandatstext, Ihr SEPA-Mandat mit Kontoinhaber und IBAN und die früheren Instrumente nach einem Wechsel. Haben wir über das Mandat Lastschriften eingezogen, bleibt nur die Mandatsreferenz bei diesen Zahlungen. Was die aufbewahrten Rechnungen und Zahlungen brauchen, behalten wir so lange wie diese: die Bestellung mit Instrumenten und Preisen, den Mietvertrag mit Zeitraum, Preis und Ende, das zuletzt überlassene Instrument, Übergabe und Rückgabe sowie die Kaution. Löschen Sie Ihr Konto früher, entfernen wir die Angaben zu Ihrer Person schon dann, wie unten beschrieben
Rechnungen und Zahlungsbelege: acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahrs, in dem sie entstanden sind (Abschnitt 7)
Anmeldecodes und Sitzungen: wie in Abschnitt 4 beschrieben
Nachrichten per E-Mail, Telefon oder Brief: wie in Abschnitt 9 beschrieben
Newsletter: wie in Abschnitt 10 beschrieben
Anfragen zu Ihren Datenschutzrechten: wie in Abschnitt 16 beschrieben
Kündigungen über „Verträge hier kündigen“: als Nachweis von Inhalt und Eingang bis zum Ende des dritten Kalenderjahrs nach dem Jahr, in dem unser Team die Kündigung abschließend bearbeitet hat (§§ 195, 199 BGB), auch wenn Sie Ihr Konto vorher löschen

Wenn Sie Ihr Konto löschen, entfernen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihr Geburtsdatum, Ihre Adressen und Zahlungsmittel sowie die Daten Ihrer Zwei-Faktor-Anmeldung. Bei Stripe entfernen wir Ihre hinterlegten Karten und löschen Name und E-Mail-Adresse aus Ihrem Kundendatensatz. Bei SEPA-Mandaten entfernen wir Kontoinhaber, IBAN und den gespeicherten Mandatstext; die Mandatsreferenz bleibt bei den Zahlungen, die darüber eingezogen wurden. Bei den Nachweisen über die akzeptierten Bedingungen entfernen wir IP-Adresse und Browserkennung; Art, Fassung und Zeitpunkt bleiben. Ihre Anmerkungen zu Terminen und zur Rückgabe löschen wir, ebenso den Vermerk unseres Teams zu einem per E-Mail erklärten Verlangen auf vorzeitigen Mietbeginn. Der Zeitpunkt eines Widerrufs und der Zeitpunkt und Weg eines Verlangens auf vorzeitigen Mietbeginn bleiben bei der Bestellung als Nachweis der Abwicklung, bis die oben genannte Frist abgelaufen ist. Erklärungen, die Sie über „Verträge hier kündigen“ abgegeben haben, bleiben mit Ihren Angaben als Nachweis gespeichert, bis die oben dafür genannte Frist abgelaufen ist; mit Ihrem Konto sind sie dann nicht mehr verbunden. Rechnungen und Zahlungen, die wir aufbewahren müssen, behalten wir bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Rechnungen bewahren wir dabei unverändert auf, wie das Gesetz es verlangt, also mit dem Namen und der Anschrift, die darauf stehen. Mit Ihren Kontodaten sind sie nicht mehr verbunden.

Wir sichern unsere Datenbanken täglich verschlüsselt (Abschnitt 14). Eine Sicherung bewahren wir bis zu sechs Monate auf; so lange können gelöschte Daten darin noch enthalten sein. Müssen wir eine Sicherung wiederherstellen, löschen wir die Konten, deren Löschung nach dem Zeitpunkt der Sicherung erfolgt ist, sofort erneut.

16. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO, siehe Abschnitt 17)
Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Vieles können Sie selbst in Ihrem Kundenkonto unter „Datenschutz“ erledigen: Sie können dort eine Kopie Ihrer Daten herunterladen und Ihr Konto löschen. Solange noch Bestellungen offen sind, Mietverträge laufen, Rechnungen offen oder Zahlungen in Bearbeitung sind oder eine Kaution nicht erstattet ist, ist eine Löschung erst danach möglich; das Kundenkonto zeigt Ihnen, was noch offen ist. Für alle anderen Anliegen schreiben Sie uns an support@oktavi.de. Wir antworten innerhalb eines Monats. Ist eine Anfrage besonders umfangreich oder schwierig, kann sich diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern; darüber informieren wir Sie innerhalb des ersten Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Erreicht uns Ihr Anliegen per E-Mail, Brief oder Telefon, halten wir fest, wer es gestellt hat (Name und E-Mail-Adresse), worum es geht, wann es eingegangen ist, wie wir Ihre Identität geprüft haben und wie wir es erledigt haben. Rechtsgrundlage ist unsere Pflicht, die Bearbeitung nachweisen zu können (Art. 5 Abs. 2, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Diesen Nachweis bewahren wir auch nach einer Löschung Ihres Kontos auf, bis zum Ende des dritten Kalenderjahrs nach dem Jahr, in dem wir die Anfrage abgeschlossen haben; danach löschen wir ihn automatisch.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, datenschutz.hessen.de.

17. Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, die auf unserem berechtigten Interesse beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Das betrifft:

Server- und Betriebsprotokolle beim Besuch der Website (Abschnitt 3)
IP-Adresse und Browserkennung bei der Anmeldung (Abschnitt 4)
den Nachweis über die akzeptierten Bedingungen und über Ihr Verlangen, dass die Miete vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnt (Abschnitt 5)
die Bearbeitung von Anfragen, die keine Bestellung und keinen Mietvertrag betreffen (Abschnitt 9)
den Nachweis Ihrer Newsletter-Anmeldung (Abschnitt 10)

Nach Ihrem Widerspruch verarbeiten wir diese Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch ist an keine Form gebunden. Am einfachsten schreiben Sie uns an support@oktavi.de.

18. Pflicht zur Bereitstellung

Für ein Kundenkonto und einen Mietvertrag brauchen wir die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten. Ohne sie können wir keinen Vertrag mit Ihnen schließen. Alle Einwilligungen sind freiwillig.

19. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.